1. Aspettati l’Assenso
Agisci come se l‘assenso fosse già lo standard nel processo decisionale. Quando si sta per prendere una decisione, prima che qualcuno possa chiedere una votazione o ratificare un accordo, chiedi se ci sono obiezioni. Se possibile, rivolgiti ad ogni persona e invitala ad esprimersi. Se qualcuno cerca di non considerare le obiezioni, dici , “Esaminiamola per un momento”.
Quindi aiuta ad affrontare le obiezioni risolvendole e chiarendole. Oppure chiedi se qualcun altro può risolverle. Quando le obiezioni rimangono irrisolte, sottolinea che non è stata presa una decisione. La maggior parte dei gruppi piccoli si fonda perlopiù sull’assenso. Tuttavia, se c’è una sola obiezione tendono ad evitare di affrontarla, annunciando una decisione formale e procedendo come se fosse stata presa. Rompi questo ciclo e dici chiaramente, “Non attuiamo questa decisione, finché non abbiamo abbastanza informazioni per risolvere questa obiezione.”
2. Inizia con i Round (*)
(*) i Round sono i giri di parola: ogni persona parla a turno, uno alla volta senza essere interrotto. Se ogni persona sa quando sarà il suo turno, sa che non sarà interrotta, si può rilassare e mette più attenzione nell’ascolto.
Invece di lasciare lo spazio aperto alle discussioni, inizia con i round, chiedendo: “Che cosa ne pensa ciascuno di noi? Per esempio, sentiamo Maria” spostando lo sguardo e l’attenzione verso ogni persona presente, una alla volta.
Fare i round può cambiare completamente la dinamica di un gruppo, perché i round:
- stabiliscono l’uguaglianza nella stanza nel momento in cui ogni persona ha il tempo di parlare;
- fanno emergere i commenti da parte di coloro che non amano competere per l’attenzione o considerano che le loro idee non sono importanti;
- impediscono alle persone di evitare la presa di responsabilità, rimanendo in silenzio;
- consentono a ciascuno di evitare il dominio della discussione.
3. Doppio Legame
Suggerisci che due persone con diversi stili o pareri differenti rappresentino il tuo gruppo, quando si approccia un’autorità o si partecipa ad un incontro.
Quando due persone rappresentano un gruppo da pari, il processo di rappresentazione è più probabile che abbia come risultato:
- uno spostamento dall’opinione o dal beneficio personale alla collaborazione e alla consultazione per conto del gruppo;
- la consultazione come ricerca di soluzioni piuttosto che come una decisione autocratica;
- meno probabilità di essere cooptato se si è in due ad ascoltare;
- ulteriori informazioni vengono trasmesse in entrambe le direzioni grazie all’esperienza e le competenze delle due persone
4. Assegna i compiti utilizzando la discussione e l’Assenso
Prima che qualcuno si proponga come volontario, chiedi quali competenze sono richieste per realizzare il compito e poi chiedi direttamente alla persona interessata che cosa pensa delle competenze che occorrono per svolgere quel compito. Lascia intendere che ci sia più di una persona qualificata per svolgere quel compito.
Un volontario potrebbe non essere la persona migliore per quel compito e la persona che lo è potrebbe non farsi avanti volontariamante.
Le persone riconoscono spesso in altri abilità che gli altri non vedono in se stessi.
Le candidature personali sono accettabili finché non escludono il vaglio di altri possibili candidati o una considerazione della capacità di soddisfare i requisiti del compito. Una capacità, tuttavia, è anche considerare il desiderio di compiere il compito!
5. Gestisci le obiezioni in modo attivo
Dopo aver presentato un’idea, accogli le obiezioni chiedendo: “Adesso valutiamo come potrebbe andare? Che cosa potrebbe non funzionare? Miglioriamola facendo emergere le criticità che vediamo”
Risolvere le obiezioni crea una proposta più forte. Evita di sminuire preoccupazioni e obiezioni, accoglile. Prendendole sul serio prende forma l’impegno e l’attenzione necessaria per il processo decisionale collaborativo ed un’azione efficace. Anche quando un’obiezione non può essere risolta, se essa è completamente compresa, ognuno può essere maggiormente disposto a procedere e provare la decisione in azione.
6. Risolvere le obiezioni nel gruppo, non con una sola persona
Tratta l’obiezione come un problema che il gruppo ha interesse a risolvere, non come un tentativo di convincere solo chi obietta. Tratta le obiezioni come informazioni, non come il tentativo di dirottare l’andare avanti.
Dopo che l’obiezione è completamente compresa, affronta l’obiezione considerando lo scopo della decisione (perché la prendiamo?) e lo scopo del gruppo. Come influisce sulla decisione? Come può la decisione proposta essere migliorata per risolvere questa obiezione? Quindi fai un round chiedendo a chi ha obiettato per ultimo se la sua obiezione è stata affrontata e risolta. Se non lo è, utilizza altri mezzi per risolverla. (vedi “Risolvi preoccupazioni e obiezioni.”)
7. Monitora e fai reporting
Crea sistemi di monitoraggio delle tue decisioni per sapere come stanno funzionando. Stabilisci un momento in cui fare reporting e valutazione. Come faccio a sapere se funziona? Quando posso rivedere ciò che è stato deciso? Come faccio a misurarne il successo?
Tutto ciò non deve essere complicato. Rapporta il sistema di monitoraggio alla complessità della decisione. Per le decisioni personali, può essere semplice come mettere un segno di spunta nel calendario sulla data in cui devi ricordarti di analizzare come ti senti rispetto alla tua decisione. Per compiti complessi con ripercussioni finanziarie, probabilmente sarà necessario un maggior numero di dati.
Se nessun altro utente è coinvolto o il gruppo stenta a farlo, prendi l’iniziativa nel fare reporting e rendi i risultati disponibili a tutti gli interessati – la trasparenza crea fiducia e altre informazioni potrebbero emergere.
8. Incoraggia l’Autorganizzazione
Prendi il controllo delle tue responsabilità in modo da trovare soluzioni e crescere personalmente e professionalmente. Farsi domande e farle agli altri consente che le persone trovino le loro risposte, gli permette di autorganizzarsi ed essere proattivi, producendo organizzazione e nuove idee.
L’autorganizzazione è spesso scoraggiata nei luoghi di lavoro ma di solito ci sono piccole aree di responsabilità e indipendenza in cui è possibile intraprendere un’iniziativa e spesso sono più grandi di quanto le potresti immaginare. Ci può essere più libertà per l’autorganizzazione nella tua vita personale. Una madre con quattro bambini e un marito che lavora dodici ore al giorno si sveglia un’ora prima della famiglia per organizzare il suo giorno e fare una colazione tranquilla. Se ne è fatta carico e ha generato una casa armoniosa, organizzando le cose che poteva controllare.
9. Autoeducazione
Sii responsabile del tuo sviluppo personale, continuando ad imparare nella vita, nel lavoro, e nella tua organizzazione.
Continua nel tuo ambito personale a crescere a sviluppare oltre che nelll’ambito del tuo lavoro o le tue responsabilità. Definisci in modo ampio gli obiettivi professionali e personali, non solo in termini di norme di lavoro o di vicinato. Se lavori su una piattaforma logistica, scopri come le altre organizzazioni gestiscono le spedizioni tardive e gli impiegati a tempo determinato. Osserva le modifiche apportate alla tua azienda per capire il reale bisogno di cambiamento. Progetta programmi educativi che riducano le emergenze e aumentino la produttività. Coinvolgi i tuoi colleghi. Sviluppa le tue reti sociali e professionali. Segui i tuoi sogni. Questo creerà un ambiente di crescita – non necessariamente più grande, ma più profondo.
Fonte: http://www.sociocracy.info/sociocracy-for-one/
Traduzione di Simona Caracciolo
